Заштитник грађана поступа у оквиру Устава, закона, других прописа и општих аката као и ратификованих међународних уговора и општеприхваћених правила међународног права.
Установљен је Законом о Заштитнику грађана који је донет 2005. године. Закон је мењан 2007. године ради усаглашавања са новим Уставом. Уставна категорија Заштитник грађана постаје 2006. године, по усвајању важећег Устава Републике Србије. Одредбом чл. 138. Устава утврђен је положај и надлежност ове институције и прописано које државне органе Заштитник грађана не може да контролише. Законом о Заштитнику грађана прописане су надлежности овог органа, услови и поступак за избор и разрешење Заштитника грађана и његових заменика, поступак пред Заштитником грађана, подношење извештаја Народној скупштини, сарадња са другим органима, право на плату и средстава за рад и основне одредбе о стручној служби Заштитника грађана.
Законом о допуни Закона о потврђивању опционог протокола уз Конвенцију против тортуре и других, сурових, нељудских или понижавајућих казни и поступака из 2011. године, проширене су надлежности овог државног органа, тако што је Заштитник грађана одређен да обавља послове Националног механизма за превенцију тортуре. Према Закону о Војсци Србије Заштитник грађана врши и демократску и цивилну контролу над Војском Србије.
Законом о општем управном поступку из 2016. године, битно је ојачана надлежност Заштитника грађана увођењем института ванредног поништавања, укидања или мењања правноснажног решења донетог у управном поступку по препоруци Заштитника грађана.
Законом о Заштитнику грађана само оквирно је утврђена унутрашња структура институције, те је заштитник на основу овлашћења из матичног закона августа 2007. године донео Одлуку о образовању и раду Стручне службе
Заштитника грађана. Важећи Правилник о унутрашњем уређењу и систематизацији радних места Стручне службе Заштитника грађана, заштитник је донео октобра 2014. а ступио је на снагу новембра 2015. године, након што је Народна скупштина дала сагласност на тај документ.
Поред Закона о Заштитнику грађана на рад Стручне службе Заштитника грађана и запослене у њој примењују се и одредбе Закона о државним службеницима, Закона о платама државних службеника и намештеника, Закона о државној управи, као и други прописи којима се уређују радни односи у државним органима. Средства за рад Заштитника грађана обезбеђују се у буџету Републике Србије, те Заштитник грађана у свом раду примењује Закон о буџетском систему, Закон о буџету и прописе донете на основу њих.